Construire un coffre-fort électronique pour l'entreprise? Avec qui et de quelle façon?

Au "Salons Solutions 2011" qui se trouvait au CNIT de la Défense, dont la thématique majeure portait sur la dématérialisation, une conférence sur le coffre-fort électronique a eu lieu. L'objectif de cette conférence a été de présenter les intervenants majeures pour ce type de service, d'expliquer le processus autour du coffre-fort électronique et de soulever les questions majeures portant sur le sujet.

Présentation des intervenants :

La Fédération Nationale des Tiers de Confiance regroupe les principaux professionnels de la dématérialisation de la sécurisation des échanges électroniques et de la conservation des informations. Elle réunit les opérateurs et prestataires de services de confiance (acteurs de l’archivage électroniques, de la certification, de l’horodatage et des échanges dématérialisés) ; les éditeurs et intégrateurs de solutions de confiance ; les experts et les représentants des utilisateurs ainsi que les institutionnels et les professions réglementées. Elle a pour but d’établir la confiance, de promouvoir la sécurité et la qualité des services dans le monde de l’économie numérique, de garantir les utilisateurs et de défendre les droits et intérêts liés à la profession des Tiers de Confiance.

CDC Arkhinéo est une filiale détenue à 100% par la Caisse des Dépôts. Il s'agit de la première société d’archivage de données électroniques. Elle détient la marque : « Coffre-fort électronique ».


Primobox est une société qui propose des produits ou des services de :

solutions de contractualisation en ligne, dématérialisation des processus et flux RH (BP, contrats), dématérialisation fiscale des factures clients, dématérialisation de la relation clients, dématérialisation des factures fournisseurs (LAD, RAD, etc.), archivage électronique probant (Coffre-fort électronique).

Novapost est l’éditeur du logiciel métier, Novapost RH dans le domaine de la gestion documentaire. Novapost RH est une solution globale de dématérialisation RH à la fois pour l’entreprise et les salariés. Côté entreprise, elle permet aux équipes RH de gérer et d’accéder à leurs dossiers salariés en ligne. Côté salarié, elle permet de dématérialiser les bulletins de paie et d’autres documents RH dans un coffre fort personnel en ligne et sécurisé. Ce service apporte aux RH un accès simplifié en ligne de l’ensemble des dossiers, un contrôle de l’activité documentaire RH et des garanties de pérennité sur l’ensemble des documents. Le salarié dispose quant à lui d’un service personnel et sécurisé lui permettant de recevoir et d’archiver l’ensemble des documents RH envoyés par son entreprise.

Compte-rendu:
Les organismes présents lors de cette conférence ont mis en avant l’aspect juridique. Coffre-fort électronique signifie stockage électronique sécurisé, ce qui implique donc la qualité de la sécurisation et la valeur juridique des données qui sont stockées.
Les documents papiers ont aujourd’hui une valeur juridique qui n’est pas tout à fait celle des documents numériques.
L’objectif est de mettre en place un processus rendant les documents numériques aussi valable que les documents papiers au niveau juridique. Pour cela, toute une organisation est mise en place pour faire en sorte qu’au niveau juridique les documents numériques aient une valeur probante. Ainsi, le coffre-fort électronique sera un espace de stockage de documents ayant autant de valeur que le document papier tout en étant immatériel.

Pour garantir cela, la Fédération Nationale des Tiers de Confiance se propose de définir la valeur juridique des documents numériques et elle se charge de développer et promouvoir la qualité des services des professionnels présents dans la fédération. La FNTC met en place des audits sur les sociétés du secteur et délivre un label "qualité" pour les solutions qui sont proposées.

La majorité des entreprises du secteur collaborent avec CDC Arkhinéo qui est la filiale de la Caisse des Dépôts s'occupant du stockage et de l’archivage des données. CDC Arkhinéo est donc l'entité que l'on peut appeler coffre-fort électronique. Toutes les sociétés proposant des services de dématérialisation de documents et qui travaillent avec CDC Arkhinéo fonctionnent en suivant le processus suivant :